Ya son más de doce años acompañando equipos y directivos y en este tiempo he podido observar un patrón que se suele repetir en cuanto a la productividad y desempeño de todos ellos: he descubierto que hay dos tipos de líderes, aquellos que pueden tener una vida más o menos normalizada después del trabajo (familia, hobbies, amigos, etc.) y aquellos que no pueden disfrutar de sus fines de semana ni de su tiempo libre, pues son esclavos de sus tareas, responsabilidades y prioridades. Si eres de este segundo grupo, este post te va a ayudar pues, gran parte del problema, radica en no implementar una delegación efectiva.
Delegación efectiva.
Gran parte de los problemas de los directivos que no tienen tiempo para sí mismos, vienen derivados de su incapacidad para delegar eficientemente. Asumen más trabajo operativo del que debieran y no dejan espacio para otras tareas propias de su puesto: planificar, desarrollar estrategia, hacer más eficiente los procedimientos, diseñar cargas de trabajo equilibradas, visionar el futuro, detectar oportunidades en el mercado, generar ventajas competitivas, etc … Cómo ellos dicen: ¡¡ EL DÍA NOS COME !!
Si delegar es la solución a gran parte de estos problemas, ¿por qué no se hace eficientemente? ¿por qué no delegan de forma efectiva? De hecho, los directivos en España delegan menos que sus homólogos europeos como así arroja algunos datos de un estudio realizado por la Caixabank Research
Causas por las que no se delega eficazmente
Son muchas las causas por las que muchos líderes no delegan eficientemente. Comparto algunas:
- Malas experiencias en la delegación: Me he encontrado con directivos que han intentado delegar en el pasado sin éxito. Estas malas experiencias han alimentado ciertas creencias que ahora les limitan para delegar eficientemente. Simplemente, tienen miedo a dejar en manos de otras personas tareas relevantes e importantes para la compañía. Ante esta situación, se deberá analizar los problemas por los que no se tuvieron los resultados esperados y ponerles remedio ahora en el presente. Estos son algunos de ellos: No se analizó el grado de madurez del colaborador, no se le desarrolló competencialmente o no tenía todos los conocimientos para poder realizar la tarea con cierto éxito. Muchas veces asumimos que las personas tienen los mismos recursos internos que nosotros y esto no es así.
- Miedo a fracasar: Muchos directivos tienen la certeza que si hacen ellos la tarea el éxito está garantizado. Ante el miedo a fracasar, prefieren asumir ellos el trabajo antes de poner en peligro los resultados del departamento.
- EGO: El peor enemigo del directivo que quiere delegar eficientemente. Este EGO en ocasiones está alimentado por creencias como éstas: “Jamás nadie lo hará como yo lo hago”,”este departamento no funcionaría sin mí”, “no sé qué harían sin mí”,”qué buen jefe soy” … y así un largo etcétera. Cuanto antes identifiques estos pensamientos y creencias y los erradiques de tu mente, antes empezarás a delegar eficientemente.
- Falta de talento: Es posible que tu equipo actualmente no tenga el talento ni las competencias para delegar eficientemente pero … en algún momento hay que empezar a desarrollarlo y el mejor momento es ahora. De no hacerlo, dentro de unos años seguirás leyendo un post sobre delegación efectiva parecido a éste.
Todas estas causas te llevarán a un círculo vicioso del cual no podrás salir jamás: Cuanto más te necesitan → menos crees en ellos → más les dices lo que tienen que hacer → menos delegas → más te necesitan.
¿Te suena? Si estás inmerso en este improductivo círculo, seguro que este post te va a ayudar muchísimo.
Cómo delegar eficientemente. Claves para una delegación efectiva.
Antes de delegar:
- Analiza el perfil conductual de tu gente. Este tipo de análisis es clave para delegar tareas. Cada patrón de comportamiento tiene asociadas una serie de competencias y tareas que se aprenden, integran y realizan con una mayor eficiencia. Hay personas que aprenderán antes y ejecutarán con una mayor eficiencia, una tarea en vez de otra. Analizar qué tipo de patrón tienen las diferentes personas de tu equipo te ayudará a delegar más eficazmente unas tareas a unas personas y otras tareas a otras. Esta metodología para el análisis conductual de las personas se llama DISC y es muy fácil de aprender, integrar y aplicar. Te dejo un enlace con un taller gratuito sobre la metodología DISC, haz clic aquí.
- Analiza el grado de madurez de las personas de tu equipo. Para ello puedes utilizar dos variables: nivel de competencia para realizar una determinada tarea y actitud o motivación para realizarla. Aplicar un liderazgo situacional te será útil para hacerlo eficazmente.
- Identifica a las mejores personas para unos determinados trabajos. Es el siguiente paso al anterior. Si tienes analizado y registrado el patrón de conducta y el grado de madurez de cada integrante de tu equipo, te será fácil ir asignando tareas conforme vayan surgiendo. Recuerda que quién suda más en tiempo de paz, sangra menos en tiempos de guerra. Si haces este análisis antes de una situación de crisis, te permitirá ser más ágil cuándo ésta llegue.
- Enseña, mentoriza y acompaña a tu equipo. Desarrolla a tu gente. Al principio te tocará a ti todo el trabajo de mentorización. A medida que vayas desarrollando a las personas, podrás emplear a los colaboradores más desarrollados para que mentoricen a las nuevas incorporaciones (no hay mejor forma de aprender que enseñando a otros). De esta manera, crearás un círculo de aprendizaje que elevará el talento de tu equipo. Puedes usar un patrón de cuatro fases:
- Yo hago, tú miras.
- Yo hago, tú haces.
- Yo miro, tú haces.
- Tú haces
- Mejor fuera que dentro. Identifica y saca de tu cabeza todas las tareas y funciones que tienes que realizar. Jerarquízalas por orden de importancia, impacto y urgencia. Ya tienes a tu equipo analizado, responde a estas preguntas: ¿qué cosas de todas ellas pueden empezar a hacer ellos? ¿qué cosas podrían empezar a hacer aunque el resultado no sea el mismo? (elige tareas con bajo impacto para que empiecen a desarrollarse)
En el momento de delegar. Fases de la delegación Efectiva
Especifica de forma clara las metas, objetivos y tareas
Define y comunica claramente el objetivo a cumplir, las tareas a realizar y las instrucciones para ejecutar las diferentes tareas. Asegúrate de que la persona ha entendido perfectamente lo que le pides. Haz que te haga una síntesis (verbalmente o por escrito) de lo que le has pedido. Matiza aquellos aspectos que creas que se han entendido de forma ambigua. La herramienta SMART te puede ayudar con ello.
Comunicación eficiente.
Adecua tu patrón de comunicación al patrón de comunicación de tu interlocutor. No todas las personas comprenden y asimilan los mensajes de la misma manera. Hay personas que necesitan que les hables de forma pausada y sistemática, otras necesitan datos objetivos para comprender lo que se les dice, otras se enfocan en los detalles y otras pueden ser más holísticas. De nuevo la metodología DISC te puede ser de gran ayuda para analizar, comprender y adaptar tu comunicación al patrón de ellos.
Ofrece toda tu confianza.
El colaborador debe sentir con toda su alma que confías ciento por ciento en él. De no hacerlo, mermarás su autoconfianza y con ello su desempeño. Da también la oportunidad de hacer las cosas de forma diferente a cómo tú lo harías. Ellos tienen más información de sus puestos de trabajo que tú mismo.
Marca plazos temporales.
Define el tiempo máximo para la consecución del objetivo. Divide el objetivo en objetivos más pequeños y define fechas límites para cada uno de ellos.
Define prioridades.
Cuando delegas diferentes tareas y objetivos a una misma persona, tendrás que ayudarla a comprender cuál de todas ellas es la más prioritaria. Recuerda que las personas de tu equipo no tienen la misma perspectiva que tú. Ellos no tienen una mirada global del departamento como la tuya.
Establece niveles de autoridad.
Define claramente qué niveles de autoridad tienen cada una de las personas de tu equipo. Comunica qué decisiones pueden tomar de forma autónoma y qué otras decisiones tienen que consultar contigo. De esta manera, puedes definir para cada tarea u objetivo tres niveles de autoridad:
-
- Nivel 1. Hacer recomendaciones y actuar bajo tu criterio.
- Nivel 2. Informar, consensuar y actuar.
- Nivel 3. Actuar con total autonomía.
Establece controles.
Marca unas fechas para reunión y revisión de las tareas. Marca hitos y haz seguimiento de los mismos. Define en cada hito, fecha y el resultado esperado. Mide las desviaciones y corrige el plan de acción conforme se vayan dando dichas desviaciones. Cuando algo falle, escucha a tu colaborador, analiza lo que él entendió y corrige aquello que no se entendió correctamente.
Estas reuniones deben ser más frecuentes al principio para distanciarlas más en el tiempo conforme vaya creciendo el nivel de madurez de tu colaborador. Ofrece un feedback constructivo a tu colaborador para ir reajustando la hoja de ruta. Haz un reconocimiento explícito de las tareas realizadas.
Delegar no es hacer.
Evita realizar tú la tarea cuando veas que el colaborador no llega. Este tipo de comportamiento es fatal para la autoestima del colaborador. Haz los reajustes necesarios, acompaña, mentoriza, enseña, pero no hagas aquello que has delegado. Entre líneas y de forma no consciente, le estás diciendo: «déjame que tú no eres válido». Esta creencia alojada en la mente de tu colaborador será una de las mayores barreras de la delegación efectiva.
Después de delegar.
Realiza una reunión de conclusión una vez que se haya conseguido el objetivo. Esta reunión te servirá para felicitar y reconocer el trabajo realizado y empoderar a tu colaborador. Además, deberás analizar todos aquellos comportamientos que se deben mantener, aquellos que deben ser eliminados o aquellos que no se han activado y que de hacerlo, el resultado hubiera sido mejor. De nuevo realizar un feedback eficiente ayudará a tu colaborador a ganar confianza y a cohesionaros emocionalmente.
Espero que este post te ayude a delegar de una manera más eficiente. Recuerda que el descanso es parte del entrenamiento y si no tienes tiempo para descansar, elevarás tus niveles de estrés y con ello descenderá drásticamente el desempeño tuyo y el de tu equipo.
Seguro que tienes algún consejo que pueda nutrir mucho más este post sobre delegación efectiva, lo leeré con gusto en los comentarios.
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