Sin lugar a dudas, el tiempo de los colaboradores es el recurso más valioso de cualquier compañía y obviamente, las reuniones de trabajo mal gestionadas, se pueden convertir en uno de los mayores ladrones del tiempo. Maximizar la eficiencia de las reuniones es un factor crítico para mejorar la productividad de los equipos.

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental en la consolidación de los equipos donde todos sus integrantes trabajan realmente en equipo para definir objetivos, asignar tareas y responsabilidades, intercambiar información crítica e importante, avanzar y hacer seguimiento de los diferentes proyectos, desarrollar y diseñar nuevos procesos más eficientes que maximicen la estructura de la organización. De esta manera, la reunión se convierte en la piedra angular en la que se apoyan los equipos para alcanzar sus metas.

Hacer que las reuniones de trabajo sean más eficientes aporta un gran valor a las organizaciones, las impulsan a trabajar de forma más creativa e innovadora y son fuente de motivación para construir equipos de alto desempeño bien cohesionados. Mejoran el clima laboral aumentando los índices de bienestar y son una gran fuente de autoestima para los trabajadores, pues mejoran las relaciones personales y aumentan el sentimiento de pertenencia del equipo.

Según una publicación de Harvard Business Review, más del 15% del tiempo de las horas de trabajo se invierte en reuniones. Este porcentaje aumenta significativamente en puestos de dirección (un tercio del tiempo de los CEO´s es invertido en dichas reuniones). Con esta realidad, parece sensato diseñar protocolos para hacerlas más eficientes y así, ahorrar tiempo a los participantes de las mismas. No hacerlo, dañará notablemente la productividad del departamento y puede provocar frustración y desánimo en los integrantes del equipo. Esto sin duda, impactará negativamente en la comunicación interna de tu organización. Estos hechos nos invitan a la reflexión

¿Cuánto tiempo realmente es efectivo en estas reuniones? ¿qué otras alternativas hay para que la comunicación interna fluya? ¿Qué puedo hacer para tener reuniones eficientes? ¿Cómo puedo mejorarlas?

A ti como líder, recaerá toda la responsabilidad de que estas reuniones se realicen de la manera más eficiente posible, por ello quiero compartir algunos consejos que te ayuden a diseñar reuniones eficientes.

Consejos para organizar reuniones eficientes.

Preparación de una reunión eficiente

Definir el tipo de reunión.

Antes de convocar la reunión analiza que tipo de reunión es la más adecuada para la consecución del objetivo. En este sentido hay varios tipos:

Reuniones informativas:

Objetivo: Ofrecer información sobre un tema determinado (lanzamiento de un producto o servicio, cambios legislativos, cambios de cultura, cambios de procedimientos, etc…)

En este tipo de reuniones las decisiones y conclusiones ya están tomadas previamente y simplemente se les presentan a las personas convocadas. Se pueden abordar mediante dos estilos diferentes:

    • Unidireccional: El líder informa y los demás escuchan.
    • Bidireccional: Los participantes, durante o al final, pueden realizar ruegos y preguntas.

Reuniones de Análisis

Objetivo: Reunir datos e información para analizar un determinado asunto. Se identifica y analiza la situación actual y la situación deseada. Se comparten, argumentan y se debaten diferentes visiones de una misma realidad.

Reuniones de toma de decisiones.

Objetivo: decidir y diseñar planes de acción concretos para resolver un determinado problema o acometer un objetivo o meta.

Los participantes desarrollan sus diferentes puntos de vista sobre como afrontar el reto. Así, pueden llegar a un determinado consenso que se reflejará en forma de plan de acción con tareas concretas para cada participante.

Reuniones organizativas

Objetivo: Organizar proyectos y temas relacionados con la logística del equipo. Se analizan tareas pendientes, agenda, vacaciones, desviaciones, sustituciones, etc…

Definir la intención de la reunión y los objetivos.

El primer paso antes de convocar una reunión eficiente es fijar los objetivos de la misma. Parece obvio, pero en muchas organizaciones las reuniones se han convertido en hábitos totalmente improductivos sin unos objetivos claros. Toda reunión debe tener una intención principal que sirva de guía y ayude a mantener el foco de los integrantes. Además, se pueden añadir una serie de objetivos secundarios que se pueden ir abordando durante la misma. Para definir eficientemente dichos objetivos puedes ayudarte de la herramienta SMART (clic aquí para conocer más).

S.- Específicos

M.- Medibles

A.- Alcanzables

R.- Relevantes

T.- Temporizados, puestos en el tiempo

Es importante que informes a los asistentes de dichos objetivos antes de la reunión. Esto les ayudará a prepararse y recopilar la documentación que sea necesaria para sus posibles intervenciones. Por otro lado, puedes sugerir a tus colaboradores que enriquezcan la reunión con otros objetivos. Tú como líder deberás ponderar la importancia de cada objetivo propuesto y si es pertinente acometerlo en dicha reunión.

Una vez definido el objetivo principal y los objetivos secundarios, es importante asignar una duración determinada a cada objetivo y ser rigurosos con estos espacios. Si un objetivo no se ha podido abordar con el tiempo asignado, deberás analizar la importancia de dicho objetivo y si es pertinente quitar recursos a otros temas que queden por tratar o posponerlo para abordarlo en otra reunión.

Convocatoria de la reunión

Diseña un documento que refleje toda la información que sea relevante para los asistentes. Este documento deberá contener:

  • Orden del día. Objetivo, temas a tratar, duración de cada asunto y quién va a tratar que temas.
  • Horario: Hora de convocatoria y duración de la reunión. Es de suma importancia que seas totalmente riguroso con los tiempos. Corrige comportamientos de personas que no sean puntuales y haz todo lo necesario para terminar en la hora pactada. Menos es más. Asegúrate de que dura lo necesario. No es recomendable que dure más de 90 minutos, a partir de los 45 minutos la capacidad de escucha se ve mermada y la tensión emocional aumenta.
  • Asistentes: Personas que asistirán a la reunión. Convoca solo a aquellos que tienen relevancia con respecto a los asuntos tratados.
  • Lugar de celebración.
  • Aclaraciones previas.
  • Reservar si es pertinente un espacio para ruegos y preguntas.

Una vez confeccionada la convocatoria de la reunión, hazla llegar a todos los participantes para que puedan prepararla con antelación.

Asistentes a la reunión

Una buena parte de la calidad, éxito o fracaso de la reunión, vendrá determinada por los asistentes a la misma. Incluye solamente aquellos que aporten y sean relevantes para acometer el objetivo y los diferentes asuntos. No trates en una reunión de equipo, asuntos particulares que solo competen a algunos de los integrantes. Los demás se sentirán desplazados y con una desagradable sensación de que han perdido su tiempo.

El número de participantes también es un asunto clave que deberías analizar con detenimiento. Aquí puedes usar las regla 8-18-1800 ( Harvard Business Review ):

  • Las reuniones para tomar decisiones o resolver problemas no debería exceder de los 8 participantes
  • 18 personas serían las ideales para reuniones cuyo objetivo sea aportar ideas u otros puntos de vista de una manera creativa.
  • Haz partícipe al máximo número de personas si el objetivo es que toda la organización se entusiasme con algún tipo de novedad (lanzamiento de un producto, cambio de cultura, nuevos mercados, etc …)

Roles de la reunión eficiente

Si quieres ahorrarte muchos dolores de cabeza y hacer más eficientes y productivas tus reuniones, deberás asignar una serie de roles que controlen el flujo de la comunicación. Siempre que puedas, es interesante que estos roles estén definidos antes de la reunión. Si no se puede, dedica unos minutos en asignar dichos roles antes de empezar. Estos roles serían:

  • Líder. Dirige la reunión hacia el objetivo propuesto y corrige conversaciones cuando estás se desvíen del objetivo pactado. Planea y controla el desarrollo de la reunión. Formula preguntas constructivas orientadas a la resolución del objetivo.
  • Moderador. Normalmente este rol lo asume también el líder de la reunión. Su objetivo principal es crear una atmósfera abierta, positiva y agradable donde todos puedan participar sin ser juzgados. Motiva a todos los asistentes a participar, conteniendo a los oradores más dominantes, implicando a las personas menos participativas y suavizando las posibles disputas que puedan ir apareciendo.
  • Controller. Su función principal es asegurarse que los diferentes asuntos se van tratando en el tiempo estimado. Ofrece a los asistentes avisos cuando los tiempos se van consumiendo.
  • Gestor del acta o secretari@. Su función principal es ir recogiendo a modo de resumen todas las conclusiones de cada uno de los puntos a tratar. Al final de la reunión confeccionará el acta y la hará llegar a todos los participantes.

Es importante señalar que una persona puede asumir más de un rol.

Patrones de comunicación de los asistentes.

El dr. en Psicología de Harvard, William Moulton Marston desarrolló una teoría para entender el comportamiento de las personas con normalidad psicológica. En dicho estudio identificó cuatro estilos de comportamiento. Cada uno de ellos tiene asociado un patrón de comunicación. Para que tu reunión sea lo más eficiente posible, deberás tener en cuenta dichos patrones y adaptar tu estilo al estilo de cada uno de tus colaboradores:

  • Patrón Rojo, Dominante. Son de ritmo rápido y racionales. Tenderán a controlar la reunión y defenderán con mucha energía su punto de vista. Tienden a ser prácticos, ambiciosos, controladores e impacientes. Para comunicarte con ellos de forma eficiente, sé directo, franco y no te andes por las ramas. Sé riguroso con los tiempos, ellos odian perderlo.
  • Patrón amarillo, Influyentes. Son de ritmo muy activo y muy emocionales. Son personas alegres, extrovertidas y buenos comunicadores.  Suelen tender a tener discursos desorganizados por lo que pueden desviarse del tema. Ayúdales a que centren su exposición si quieres que la reunión se desarrolle en el tiempo previsto. Al finalizar la reunión pacta con ellos algún tipo de seguimiento sobre sus responsabilidades pues suelen tender a desenfocarse.
  • Patrón verde,  Serenos. Personas de ritmo pausado y emocionales. Son personas más introvertidas, emotivas y pausadas en su discurso. No les gusta la confrontación y tenderán a no participar (aún cuando tengan buenas ideas) si el clima emocional de la reunión se dispara. Estate atento y motívalas a participar.
  • Patrón Azul, Cumplidores. Son personas pausadas y racionales. Les gusta el orden, los hechos y el rigor. Sé muy riguroso con los tiempos. Ofrece la información de forma muy específica y basado en hechos concretos y demostrables si no quieres perder su confianza. El acta de la reunión deberá estar bien definida y estructurada.

Si quieres saber más sobre esta teoría, puedes participar en este webinar totalmente gratuito. Además te llevarás un informe de cortesía para que conozcas tu propio perfil (clic aquí para saber más sobre el webinar disc)

Logística

Es de suma importancia que te asegures que cuentas con toda la infraestructura necesaria para garantizar el éxito de la reunión:

  • Materiales: haz una lista de los materiales necesarios y prepáralos antes de la reunión. Asegúrate que todo funciona correctamente. (proyector, papelógrafo, libretas, folios, bolígrafos, ordenador, documentación impresa, dosieres … )
  • Llega con antelación y asegúrate de que todo está en orden.
  • Desarrollo de la reunión

Desarrollo de una reunión eficiente

Presentación

El líder-moderador recibe a los participantes y agradece su presencia. Comunica el objetivo principal de la reunión, los asuntos a tratar y el tiempo destinado a cada asunto.

Si los participantes no se conocen y el número de ellos es adecuado, puede resultar pertinente hacer una breve presentación de cada uno e informar de la intención de su presencia. El líder de la reunión puede utilizar este espacio de presentación para preguntar a los participantes sobre sus expectativas en referencia a la reunión.

Desarrollo

El líder-moderador va introduciendo los diferentes temas organizando los turnos de palabra. Además:

  • Controla los tiempos de intervención.
  • Hace reflexionar a los participantes a través de preguntas dirigidas a la resolución de los diferentes retos que van apareciendo.
  • Fomenta e incentiva la toma de decisiones.
  • Procura que el clima sea el adecuado (abierto, confortable, libre de juicios)
  • Busca consenso entre los participantes.
  • Motiva a todos a participar.
  • Sintetiza las diferentes conclusiones de cada asunto a tratar.

El gestor del acta irá recogiendo, a modo de resumen, todas las conclusiones de cada uno de los puntos.

Finalización

Una vez finalizado todos los asuntos y después de haber escuchado y contestado los ruegos y preguntas (si hubiere) se comparte un breve resumen del acta para matizar, añadir o quitar as partes que no estén correctas u obviadas. Es importante registrar en este acta, las diferentes responsabilidades y tareas que han sido asignadas a cada participante. Se puede realizar de un modo muy esquemático y en forma de tabla de la siguiente manera:

Qué, quién, con quién, cuándo

¿Qué información debe recoger el acta de las reuniones eficientes?:

  • Asistentes
  • Decisiones y conclusiones de cada punto
  • Contetaciones a los ruegos y preguntas
  • Plan de acción: Qué, quién, con quién y cuándo

Una vez confeccionada el acta, se enviará a todos las personas convocadas (hayan asistido o no) y otras personas relevantes a las que tengan cierta relación con la reunión, aunque no hayan asistido. Haz los seguimientos necesarios para asegurarte que cada participante cumple con sus responsabilidades.

Por otro lado, no hay que dar por hecho como fecha de entrega de las tareas la próxima reunión. Hay que tomar consciencia, de que las responsabilidades adquiridas en la reunión tienen que convivir con otras tareas, por lo que hacer seguimiento de las mismas, será un factor crítico para que éstas se cumplan en las fechas previstas. Es interesante definir las fechas límite de cada uno de los compromisos y ofrecer la posibilidad a cada integrante, de informar cuando alguna tarea corre el riesgo de no poder ser entregada en tiempo y forma, así, se podrá realizar las acciones correctoras que sean pertinentes.

Seguimiento

Después de cada reunión, se debe de realizar un seguimiento para garantizar que todos los integrantes de la reunión cumplen con sus tareas y responsabilidades definidas en la misma. Estos son algunos consejos que te ayudarán a realizar el seguimiento eficazmente:

Elaborar y enviar el acta de reunión. Se deberá asignar a una persona la responsabilidad de hacer seguimiento de los acuerdos alcanzados en la reunión. Esta persona deberá enviar dentro de las siguientes 24 horas, el acta de la reunión en la que están claramente establecidos los temas abordados en ella, las tareas pendientes, quiénes deben realizarlas y cuándo. No se trata de desconfiar, simplemente es realizar un adecuado seguimiento de los proyectos.

Análisis de las tareas. Para ello es conveniente hacer un registro de la tasa de finalización de las tareas que se acordaron en la reunión. Así, se podrá tener de forma muy accesible todo lo relativo a la situación de las diferentes tareas. Conocerás que tareas está finalizadas, que tareas están pendientes y su estado. Esto también ayudará a detectar cuellos de botella en el proceso.

Flexibilidad. Hacer seguimiento sin duda maximizará la probabilidad del cumplimiento de cada tarea, por otro lado, no hay que dejar que el seguimiento te convierta en dictador. Sé flexible. Recuerda que cada persona del equipo tiene una vida fuera de lo laboral, la cual en gran parte es desconocida para la mayoría los miembros de la empresa. Además, las personas generalmente están en varios equipos y con frecuencia suelen tener que informar a más de una persona. En este sentido, sería conveniente analizar los recursos y necesidades de cada integrante y ofrecer apoyo cuando las tareas estén comprometidas.

Principales errores que provocarán que tu reunión no sea eficiente

Errores de Planificación:

  • Reunión no necesaria
  • Mala definición de los objetivos
  • Mala gestión de la infraestructura
  • Horarios y fechas mal ajustados

Errores de desarrollo

  • No estar las personas relevantes para los asuntos tratados.
  • Mal clima. Confrontación y mala gestión del conflicto.
  • Falta de implicación de los participantes.
  • Baja asertividad del moderador. No saber poner límites en los participantes.
  • Algunos participantes monopolizan el discurso y otros prácticamente no aportan nada.
  • Falta de comodidad (espacio no adecuado, mala temperatura, falta de material…)
  • Actitudes y comportamientos negativos de ciertos participantes que no se corrigen por parte del líder.
  • Falta de preparación por parte del líder.
  • Falta de confianza, honestidad y sinceridad por parte de los asistentes.
  • Monopolizar conversaciones con intereses personales

Espero que este post te haya sido interesante y te haya ayudado a tomar consciencia de ciertos puntos que pueden ayudarte a diseñar reuniones eficientes. A modo de resumen, comparto los puntos más relevantes:

Resumen de cómo realizar reuniones eficientes

  • Define y clarifica el objetivo y tipo de reunión.
  • Define los asuntos a tratar, pondéralos por importancia y asigna tiempos a cada tema.
  • Identifica a los participantes
  • Asigna roles
  • Analiza la agenda y ajústala a la realidad de los participantes (día, horario y duración)
  • Analiza la logística y lugar de la reunión
  • Difunde la convocatoria con antelación suficiente
  • Durante la reunión: Presenta el objetivo y los asuntos a tratar, presenta a los participantes, crea un buen clima, equilibra las participaciones, aterriza las conclusiones y planes de acción, responsabiliza a los participantes y sé fiel a los tiempos.
  • Al finalizar confecciona el acta y compártela con los convocados, hayan participado o no.

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