Etapas de la formación de los equipos

Etapas de la formación de los equipos

Cada vez son más las empresas que tienen integrado el trabajo por proyectos dentro de sus procesos y estrategias, donde los equipos se crean de forma transversal a partir de personas de diferentes departamentos. En este sentido, es clave diseñar adecuadamente dichos equipos en función de sus objetivos, identificar los diferentes roles que se necesitan y tomar consciencia de las diferentes etapas por las que pasará el equipo, para gestionar cada una de ellas de la forma más eficientemente posibles, pero ¿Cuáles son las etapas de la formación los equipos?

Creación de equipos de alto desempeño

El investigador estadunidense en psicología de equipos Bruce Tuckman concluyó que los equipos de trabajo pasan por 5 fases de desarrollo. Cada una de estas etapas de formación de los equipos tiene un papel vital para la consecución de la misión del equipo y no gestionarlas adecuadamente puede ser fuente de conflictos, bajo desempeño y sufrimiento por parte de sus integrantes. Gestionar adecuadamente cada fase es crítico para garantizar un alto desempeño de sus integrantes.

Fases en la creación de equipos de trabajo

Etapa 01: Fase de formación del equipo.

Objetivos: Diseñar el equipo, conocimiento mutuo y cohesión inicial.

Es la primera etapa en la creación de equipos. Esta etapa no es muy diferente al primer día en la universidad. Todo es novedoso para sus integrantes y cada uno de ellos, en estos primeros días dan su mejor versión y se comportan de forma educada y condescendiente. La motivación y el entusiasmo suele ser alto y positivo. Por otro lado, algunas personas pueden actuar con cierto recelo y desconfianza tendiendo a trabajar de forma más individualista. Todos ellos, unos más otros menos, tienen la necesidad de ir conociendo a sus nuevos compañeros y todos ellos avanzan progresivamente en el conocimiento mutuo.

En esta fase se elaboran y se aceptan las primeras reglas y procedimientos, estableciendo para ello, los métodos de trabajo adecuados para la consecución de los objetivos del equipo.

También se empiezan a establecer los diferentes roles y responsabilidades individuales. Es tremendamente importante que en esta etapa que cada miembro del equipo desarrolle relaciones e integre que papel desarrollará cada persona en el seno del equipo.

Algunas claves para gestionar adecuadamente la etapa de formación del equipo:

Diseñar la alianza del equipo. Es primordial definir una serie de reglas y normas básica que ayuden al equipo a trabajar unidos, sobretodo cuando las cosas se pongan difíciles. Ahora el ánimo y la motivación es alto y es el momento adecuado para formalizar la alianza. Es interesante que esta alianza se diseñe teniendo en cuenta la participación de todos, de forma muy consensuada. Con ello te aseguras que todos la sientan como propia y aumente la probabilidad de su cumplimiento.

Definir objetivos. Todos los integrantes deberán conocer el por qué y el para qué se ha creado el equipo. Además, es interesante que todos tomen consciencia de que sus aportaciones individuales son tremendamente importantes en la consecución de la metas y objetivos.

Definir cronogramas. Identificar los diferentes pasos e hitos por donde debe ir avanzando el equipo hasta cumplir su objetivo.

Identificar los roles de equipo. Cada integrante tendrá una serie de tareas y funciones dentro del equipo, pero además, cada uno de ellos, desempeñará un rol determinado que será clave en otras fases de la creación del equipo. No tener en cuenta estos roles, puede poner en peligro su desempeño y productividad. En este post tienes más información sobre el diseño de equipos a través de sus roles. (clic aquí)

Conocimiento. Conocer el perfil conductual, las habilidades, destrezas, talentos y áreas de desarrollo de todos los miembros. Esto ayudará a determinar y analizar las diferentes funciones que cada miembro ejecutará dentro de los planes de acción. Este post te puede ayudar a conocer los perfiles conductuales a través del DISC (clic aquí)

Fase 02: Etapa de tormenta o conflicto.

Objetivo: Negociar intereses individuales y establecer procedimientos

En esta etapa, el buen ambiente inicial se ve afectado por los primeros desacuerdos entre sus miembros. Es momento para negociar intereses personales, ceder algunos aspectos y conciliar otros. Es una fase crítica para la cohesión del equipo. No gestionarla adecuadamente puede poner en peligro el desempeño o incluso, a supervivencia del equipo.

Como en cualquier relación humana, los integrantes toman consciencia, no solo de las fortalezas de sus compañeros, también de sus áreas de mejora. Algunas de estás áreas de desarrollo son fuente de conflicto y mal entendidos. Es lo mismo que una relación de pareja, al principio se tiende a idealizar todo y ver solo la mejor cara de la otra persona, pero conforme avanza la convivencia, te das cuenta de algunos de sus defectos y como éstos te afectan de forma personal. Aceptar que eso es así, hablar con confianza y asertividad, definir límites y negociar con empatía y apertura será crítico para gestionar los diferentes conflictos que puedan ir surgiendo en esta fase.

En es fase de creación del equipo, puede ser conveniente a través de los diferentes desacuerdos, revisar los procedimientos de trabajo y los roles de cada uno de sus miembros.

Claves de la etapa de tormenta

Gestión de conflicto. Es clave reconocer que el conflicto es algo natural en las relaciones humanas. El conflicto no es más que diferentes formas de interpretar una misma realidad y la necesidad que muchas personas tienen de imponer su punto de vista. Ocultar los conflictos no resolverá absolutamente nada, es más, el conflicto irá creciendo como una infección hasta dañar críticamente al equipo. Es clave afrontar esta fase con naturalidad, poniendo sobre la mesa los diferentes conflictos que vayan surgiendo, abordándolos con objetividad y ajustando la alianza inicial.

Definir protocolos para la gestión del conflicto. Cuándo abordarlos, de que forma se abordarán, quienes deben de abordarlos, quienes harán de mediadores, etc …

Identificar los diferentes patrones de comunicación de cada miembro del equipo para analizar cómo es la mejor forma de comunicarme con cada compañero. Recuerda esta regla, a las personas no hay que tratarlas como te gustaría que te trataran a ti, a las personas hay que tratarlas como les gusta se tratadas. Lo que a uno puede gustar, a otro disgustar y a otro no importarle en absoluto.

Fase 03: Etapa de normativa, estructuración o establecimiento de normas.

Objetivo: Pulir procedimientos

El equipo sigue avanzando progresivamente en la consecución de sus metas, sus integrantes tienen un mayor conocimiento de sus compañeros, y las tareas, roles y funciones empiezan a consolidarse. Los conflictos iniciales empiezan a resolverse y el equipo empieza a cohesionar de forma más potente elevando con ello, la cooperación, la confianza y el sentimiento de pertenencia. Es posible que en esta fase se empiecen a generar subgrupos o clanes. Es importante tomar consciencia de estas agrupaciones naturales y como pueden afectar en un futuro al rendimiento del equipo.

Fase 04: Etapa de actuación o desempeño.

Objetivo: Aumentar el desempeño y pulir procedimientos.

Es el momento en el que el equipo alcanza su madurez. En esta etapa, sus miembros ya se deben de sentir seguros y motivados. Algunos de ellos ya pueden gozar de cierta autonomía y el desempeño del equipo va aumentando día tras día. Se desarrolla un elevado grado de colaboración a la hora de la realización de las diferentes actividades. Los integrantes del equipo desarrollan un sentido crítico, claro y abierto, respecto a las diferentes tareas y funciones. Esto tiene un gran impacto positivo en el desempeño del equipo.

Es importante ir diseñando un informe de seguimiento del equipo en forma de libro de bitácora para ir puliendo los pequeños aspectos de la alianza que todavía no acaben de funcionar a su ciento por ciento.

Fase 05: Etapa de clausura.

Es la última de las etapas de la formación de los equipos. El equipo ha conseguido la misión por la que fue diseñado y es hora de clausurar el proyecto. En ocasiones, si sus miembros han establecido potentes vínculos emocionales con sus compañeros, pueden experimentar sentimientos de tristeza debiendo gestionar adecuadamente el duelo.

En esta etapa, también se puede plantear dar continuidad al equipo mediante la formulación de otros objetivos y proyectos.

Espero que el post te haya hecho tomar consciencia de cada una de las etapas de la formación de los equipos y como gestionarlas adecuadamente puede ser la diferencia que marque la diferencia entre tener un equipo mediocre, o por lo contrario, disponer de un equipo de alto desempeño